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Les secrétariats bureautiques installés près des campus universitaires font face à un problème simple mais coûteux. Les étudiants arrivent sans prévenir, souvent tous en même temps pendant les périodes de pointe comme le dépôt des mémoires ou la veille des examens. Le secrétariat gère alors une file d'attente physique, note les clients sur un cahier, et n'a aucune visibilité sur sa journée à venir. Le chiffre d'affaires se calcule à la main, en fin de journée, quand ce n'est pas oublié.
GuichetPro règle ce problème en donnant à chaque secrétariat un vrai système de gestion, pensé spécifiquement pour ce métier.
GuichetPro s'adresse à toute personne ayant besoin des services d'un secrétariat bureautique, pas seulement aux étudiants. Les étudiants viennent pour l'impression de mémoires, la reliure, la saisie de documents ou les formulaires administratifs. Les enseignants utilisent aussi ces services pour leurs cours, leurs examens ou leurs rapports. Et plus largement, tout usager du quartier, qu'il soit du personnel de l'université, un particulier ou un professionnel de passage, peut réserver un créneau de la même façon, sans distinction.
L'application ne demande aucun statut particulier à la réservation. Il suffit d'un nom, d'un téléphone et d'un email pour réserver, que la personne soit étudiant, enseignant ou simple usager.
Les clients réservent leur créneau à l'avance, directement en ligne, et reçoivent un code d'étiquette qui leur sert de preuve de réservation. Cela remplace la file d'attente physique par un rendez vous planifié.
Le secrétariat visualise sa journée entière avant même qu'elle commence. Il sait qui vient, à quelle heure, et pour quel service.
La caisse intégrée remplace le cahier de comptes traditionnel. Chaque vente s'enregistre en quelques secondes.
Le rapport automatique donne une vraie vision du chiffre d'affaires, par jour, par semaine ou par mois, sans calcul manuel et avec un export PDF téléchargeable.
L'annuaire public offre une visibilité gratuite. Les étudiants trouvent le secrétariat directement dans l'application, sans dépendre uniquement du bouche à oreille.
L'entrepreneur crée son compte en quelques minutes, avec son nom, son adresse et éventuellement son logo. Il définit ensuite ses horaires d'ouverture une seule fois, jour par jour. L'application génère alors automatiquement tous ses créneaux disponibles, sans qu'il ait à les saisir un par un. Il n'a plus qu'à suivre l'arrivée de ses clients depuis son calendrier, à enregistrer ses ventes dans la caisse, et à consulter son rapport quand il le souhaite.
Ce rapport peut être téléchargé directement en PDF, jour par jour, semaine par semaine ou mois par mois. L'entrepreneur garde ainsi une archive complète de ses ventes, qu'il peut conserver, imprimer ou partager, sans dépendre uniquement de ce qui est enregistré dans l'application.
Le client ouvre l'application, cherche le secrétariat qui l'intéresse dans l'annuaire, et choisit une date puis une heure disponible. Il confirme sa réservation avec son nom, son téléphone et son email, et reçoit immédiatement son code d'étiquette à présenter le jour du rendez vous.
Dernière mise à jour : août 2026
GuichetPro est un service proposé par Cosmex AI. Cette politique explique quelles données sont collectées, pourquoi, et comment elles sont protégées.
Pour les entrepreneurs qui créent un compte : email, mot de passe (jamais stocké en clair), nom de l'entreprise, adresse, ville, et éventuellement un logo.
Pour les clients qui réservent un créneau : nom, numéro de téléphone et adresse email, uniquement au moment de la réservation. Aucun compte n'est requis côté client.
Les entrepreneurs peuvent aussi enregistrer des données de vente (prestations, montants, moyens de paiement) dans le module Caisse, uniquement visibles par eux.
Pour permettre la mise en relation entre un client et un secrétariat bureautique, gérer les réservations, générer les confirmations, et permettre à l'entrepreneur de suivre son activité.
L'entrepreneur voit les informations des clients qui réservent chez lui. Les clients ne voient jamais les informations d'autres clients. Cosmex AI peut accéder aux données à des fins de maintenance technique.
Certains prestataires techniques traitent les données pour le compte de GuichetPro : Supabase (hébergement de la base de données), Netlify (hébergement du site), EmailJS (envoi des emails de confirmation), et Gumroad (traitement des paiements d'abonnement). Chacun applique ses propres mesures de sécurité.
Les données transitent de façon chiffrée (HTTPS). Des règles d'accès strictes empêchent qu'un entrepreneur consulte les données d'un autre. Les mots de passe sont chiffrés et jamais accessibles en clair, y compris par Cosmex AI.
Les données sont conservées tant que le compte reste actif. Un entrepreneur peut demander la suppression complète de son compte et de ses données à tout moment en contactant Cosmex AI.
Toute personne peut demander l'accès, la correction ou la suppression de ses données en écrivant à l'adresse de contact de Cosmex AI.
Cette politique peut être mise à jour. La date de dernière modification est indiquée en haut du document.
Pour toute question, écrire à info@cosmexai.ca.
Dernière mise à jour : août 2026
En utilisant GuichetPro, tu acceptes les conditions suivantes.
GuichetPro met en relation des secrétariats bureautiques et leurs clients, pour la réservation de créneaux, la gestion d'un calendrier, et le suivi des ventes.
La création d'un compte nécessite des informations exactes (email, adresse). Le mot de passe est personnel et confidentiel, l'entrepreneur est responsable de toute activité effectuée depuis son compte.
Le service ne doit pas être utilisé pour des activités frauduleuses, la création de faux comptes ou de fausses réservations, ou toute utilisation portant atteinte à d'autres utilisateurs.
GuichetPro fournit un outil de mise en relation et de gestion. Le service n'est pas partie aux échanges entre un entrepreneur et ses clients, notamment concernant la qualité des prestations, les paiements effectués en personne, ou les litiges entre les deux parties.
GuichetPro est actuellement proposé gratuitement pendant sa phase de lancement. Cosmex AI se réserve le droit d'introduire des plans payants à l'avenir, avec préavis raisonnable aux utilisateurs concernés.
Cosmex AI peut suspendre ou supprimer un compte en cas d'utilisation abusive, frauduleuse, ou contraire à ces conditions.
GuichetPro est fourni tel quel, sans garantie de disponibilité continue. Cosmex AI s'efforce de maintenir un service fiable mais ne peut garantir l'absence totale d'interruption.
Le nom GuichetPro, sa présentation et son fonctionnement appartiennent à Cosmex AI. Chaque entrepreneur conserve la propriété de son logo et des informations qu'il fournit.
Ces conditions peuvent évoluer. La poursuite de l'utilisation du service après une modification vaut acceptation des nouvelles conditions.
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